Så ger du uppmuntrande feedback med precision

Det lönar sig inte att du försöker vara en schysst chef genom att smeta positiva floskler runt omkring dig. Använd kunskap från psykologin istället för att stärka dina relationer och få människor i din omgivning att göra rätt saker – utan att förställa dig eller göra dig till.

Jadå. Du har hört det tusen gånger. Att man skall ge feedback. Vara schysst. Uppmuntra medarbetare så att de inte tappar sugen.

Är det verkligen meningen att man skall gå runt och gulla med folk som är här för att jobba, då?!

Nej, tvärt om. Kanske piggnar någon till lite grann första gången de hör dig ropa: ”- Bra jobbat”. När du sedan dyker upp i alla möjliga sammanhang, med ett käckt utrop börjar irritationen att gro. Dina försök till uppmuntran studsar som hagel på asfalt.

Visst är tanken god; att försöka uppmuntra medarbetare som gör ett bra jobb. Men risken är stor att en slarvigt formulerad uppmuntran kan göra mer skada än vad du anar.  Sprider du generellt formulerat beröm omkring dig riskerar du att uppfattas som icke trovärdig. Relationer försämras. Folk blir irriterade på dig. Och i värsta fall kan det få precis motsatt effekt – de slutar att göra det du försökte uppmuntra. Bara för att.

Det här är ju motsägelsefullt!

Överallt pratas det ju om att vi skall försöka skapa en feedback-kultur på våra arbetsplatser och så skriver jag att du skall passa dig!

Mmm, fast det är ganska lätt ändå. När man kan det.

Jag skall beskriva några ledstänger som du kan hålla dig i när feedback-trappan blir för brant.

Det vinner du på att ge feedback

Skall vi överhuvudtaget ge feedback? Ja, absolut. Vi har mycket stöd i beteendeforskningen, att vi oftare gör sådant som leder till positiva konsekvenser för oss.

Sannolikheten är stor att jag trycker på plastknappen på väggen också den här gången som jag kommer in i ett mörkt rum, eftersom jag har lärt mig att det blir ljust i rummet när jag trycker. Jag trycker på knappen, för att jag gillar när det blir ljust i rummet. Att trycka på knappen leder till en positiv konsekvens för mig.

Och här kommer feedbacken in. Rätt formulerad kan feedback fungera som en positiv konsekvens. För mig, för dig och för de allra flesta runt omkring dig.

Vi människor är sociala varelser. Vi värdesätter gruppens gemenskap, vi vill göra ett bra jobb och vi vill få erkännande för våra bidrag. När någon ser min insats, min ansträngning, det jag åstadkommit och beskriver sin uppskattning för det, så känns det bra. Riktigt bra. Så pass att jag vill uppleva det igen. Känslan. Så jag gör beteendet igen, för det har tidigare lett till en positiv konsekvens för mig.

Så, du som ger feedback – på rätt sätt – kan uppmuntra människor att fortsätta att göra bra grejer, igen. Och igen.

Dessutom; när du är den som levererar positiva konsekvenser, så kommer mottagaren att förknippa just dig med de positiva konsekvenserna. Du kommer att bli sedd i ett positivt ljus. Du stärker relationen. Människor kommer att vilja vara i din närhet, eftersom de vet att rätt vad det är så kommer du med en positiv konsekvens – feedback.

Att människor som man är satt att leda vill vara i ens närhet, är en tillgång för en ledare. Motsatsen är en katastrof! Medarbetare som undviker dig, infekterade relationer. Det är dåligt ledarskap och är inte en bra grund för effektiv verksamhet.

När du med hjälp av uppmuntrande feedback lyckats stärka relationen är läget också mer gynnsamt för att ge korrigerande feedback. Du minskar risken att mottagaren går i försvar eller struntar i din feedback när ni har en stark relation. Då ökar möjligheten att personen ser din korrigerande feedback som en möjlighet att lära och utvecklas, och inte som kritik.

…om du är trovärdig

En förutsättning för att någon skall lyssna till din feedback är att du uppfattas som trovärdig. För att bli trovärdig behöver du ge specifik och individualiserad feedback. Och framför allt måste din feedback vara grundad i en egen observation. Det betyder på enkel svenska att du själv måste se eller höra det personen gör eller säger – det beteende som du skall ge feedback på.

Att din feedback är ärligt menad är ytterligare en förutsättning för att den skall landa bra. Jag vill höja ett varningens finger för ett misstag jag tror vi alla gjort oss skyldiga till någon gång, som gör att vår feedback inte uppfattas som genuint ärlig; trilla inte i fällan att ge feedback som om det vore en handelsvara i en transaktion.

När någon ger dig uppmuntrande feedback, svara då inte reflexmässigt med att ge feedback tillbaka. Utan tacka bara för feedbacken: – Tack, vad glad jag blir att du säger det!

Känn dig inte tvingad att återgälda, genom att säga något positivt tillbaka. Hasplar du ur dig något ogenomtänkt, men snällt, bara för att inte stå i tacksamhetsskuld är risken stor att det du säger inte uppfattas som helt ärligt.

Du förtar värdet av din feedback. I den aktuella situationen och i kommande situationer. Risken är stor att feedback som kommer från din mun är inte värderas högt. Det är ju något som du bara brukar slänga ur dig?

Gör så här för att uppmuntra bra prestationer

När du ser människor göra bra saker. Ge dem uppmuntrande feedback. Öka sannolikheten att din feedback fungerar som en positiv konsekvens för mottagaren genom att använda den här strukturen:

1. Var 100% ärlig.

Det här är inte någon handelsplats. Ha inga baktankar. Det här skall inte vara första steget i en diabolisk plan att få världsherravälde. Inte en muta för kommande gentjänster. Utan en uppriktig beskrivning av vad du ärligt tycker.

2. Beskriv vad personen gör eller säger.

När du ger feedback är det viktigt att du beskriver personens beteende – vad denne gör eller säger. Så enkelt du kan. Beskriv det du tar in via dina sinnen, synen, hörsel, kanske känsel också.

Gör inga tolkningar av det du ser: ”Du gör så, därför att…”. Försök istället så objektivt du bara kan, beskriva vad personen gör eller säger: ”- Du frågade om jag behövde hjälp…”

Undvik absolut att beskriva personens egenskaper eller personlighet – hur denne är.

Den här distinktionen är super-viktig av flera skäl: det är mycket lättare att ändra det jag gör och säger, än att ändra på hurdan jag är. Vi vill låta människor få vara de de är. Vi skall inte ändra på människors personlighet.

Det andra skälet till att inte använda egenskaper eller personlighetsbeskrivningar är att de inbjuder till tolkningar. Att vara ”driven”, eller ”målinriktad” ses av några som positivt, men andra kan se det som negativa personlighetsegenskaper. Vi försöker vara trovärdiga, genom att så objektivt som möjligt beskriva det beteende vi ser.

När vi beskriver hur en person är, så är den beskrivningen inte en helt rättvisande bild. Vi är alla så mycket mer än en beskrivning. Sätter du en etikett på mig, är risken uppenbar att jag vänder mig mot det. Jag är – vi alla är – så mycket mer mångfacetterade än en etikett, en egenskap, en personlighetsbeskrivning.

3. Beskriv varför det är bra.

Beskriv konsekvenserna av personens beteende. Varför är det hon gjorde bra? Är det bra för henne själv, omgivningen, dig, alla?

Den här punkten har stor inverkan på hur din feedback uppfattas av mottagaren. När du beskriver vilken påverkan eller effekt personens beteende har, blir värdet av beteendet mycket tydligare. Prova. Du kommer att märka skillnad. Framför allt på sådana beteenden som kan tyckas triviala, men som är värdefulla.

Var skall du börja?

Börja direkt! Där du sitter nu!

Vänd dig om från skärmen. Se dig omkring. Min gissning är att du ganska snart upptäcker sådant som inte står rätt till?

Där är medarbetare som står och hänger ( – Har de inget vettigare att göra?!). Där är grejer som ligger på fel plats ( – Jag har ju sagt till dem att plocka undan!).  Det som avviker ser du direkt.

Sannolikt har det varit gynnsamt för oss människor, som art, att kunna upptäcka avvikelser i vår omgivning. Det är därför vi är så bra på det. Men det finns också biverkningar med den förmågan. Vi ser inte allt det bra som pågår samtidigt. Det missar vi.

Fortsätt att se dig omkring. Tänk bort det du ser som inte står rätt till. Skärp dina sinnen och fokusera på det som trots allt fungerar bra. Just nu. Där du är.

Då kommer du att se: ännu fler medarbetare som är engagerade i sina arbetsuppgifter, kunder som blir väl omhändertagna, utrustning som används på rätt sätt, osv.

När du gör dig själv medveten på att vi människor instinktivt noterar avvikelser, så kan du låta dig själv förbise det en smula. Och du kan göra en medveten observation av vad som trots allt fungerar i omgivningen.

BAM! Där har du ett tillfälle att ge uppmuntrande feedback!

Ja visst, du kan absolut ge feedback på rutin-beteenden. Använder du strukturen ovan, så kan också en så vardaglig företeelse som att någon kommer i tid, uppmuntras på ett trovärdigt sätt. Poängtera att du vet att det alltid brukar funka, och att du vill påpeka att du är genuint glad för att det verkligen gör det.

Allra viktigast är att ge uppmuntrande feedback till den som anstränger sig att göra något nytt eller göra något rätt. Vänta inte med att ge uppmuntrande feedback tills du ser ett helt perfekt beteende, utan gå på direkt för att uppmuntra redan de första stegen åt rätt håll.

Kanske kommer det kännas lite bökigt och tillgjort i början? Så kan det var när man lär sig ett nytt beteende. Ge inte upp. Fortsätt att träna på att ge uppmuntrande feedback till de i din omgivning.

Strax hittar du ett sätt att använda strukturen i ditt egna sätt att prata och med dina egna ord. Då kommer du märka att bara några ord, en liten mening, kan göra en människas dag. Det är en skön känsla. Och du kan vara dig själv, ärlig. Behöver inte spela någon roll.

Ja, har du läst ända hit, så har du gjort en bra insats. Det visar på en vilja att utvecklas och att lära nytt. Snyggt! Gå nu ut och sök efter människor i din omgivning som gör bra saker. Ge dem feedback. Du kommer att gilla det.

[PS. Kan du hitta beteendebeskrivningen och konsekvensbeskrivningen i den feedback du fick av mig i sista stycket?]

 

Hur brukar du ge feedback? Vad tycker du om mitt resonemang om svepande glada tillrop? Skriv vad du tycker i kommentarsfältet. Beskriv dina erfarenheter, jag är nyfiken på hur du upplever din arbetsdag.

About the author

Fatal error: Uncaught Error: Call to undefined function presscore_get_project_link() in /home/opraorse/public_html/wp-content/themes/dt-the7-2/inc/helpers.php:787 Stack trace: #0 /home/opraorse/public_html/wp-content/themes/dt-the7-2/inc/helpers/blog-helpers.php(36): presscore_get_related_posts(Array) #1 /home/opraorse/public_html/wp-content/themes/dt-the7-2/content-single.php(107): presscore_display_related_posts() #2 /home/opraorse/public_html/wp-includes/template.php(690): require('/home/opraorse/...') #3 /home/opraorse/public_html/wp-includes/template.php(647): load_template('/home/opraorse/...', false) #4 /home/opraorse/public_html/wp-includes/general-template.php(155): locate_template(Array, true, false) #5 /home/opraorse/public_html/wp-content/themes/dt-the7-2/single.php(27): get_template_part('content-single', 'post') #6 /home/opraorse/public_html/wp-includes/template-loader.php(74): include('/home/opraorse/...') #7 /home/opraorse/public_html/wp-blog-header.php(19): require_once('/home/opraorse/...') #8 /home/opra in /home/opraorse/public_html/wp-content/themes/dt-the7-2/inc/helpers.php on line 787